Les dossiers de demande d'admission ViaTrajectoire comportent des données nominatives médicales, administratives et sociales. Plusieurs précautions doivent être prises par chaque établissement mais aussi par chaque utilisateur afin de garantir la protection de ces données. Cette protection implique de veiller à une bonne gestion des accès et habilitations ViaTrajectoire mais également au respect de la Charte d'utilisation.
L’utilisation de ViaTrajectoire implique l’exercice de droits et de devoirs énoncés dans la Charte d’utilisation accessible en bas de la page d’accueil du site et validée par chaque utilisateur lors de sa première connexion:
Cette charte comporte plusieurs articles portant sur les bonnes pratiques en termes de gestion des accès et des habilitations ViaTrajectoire au sein de chaque établissement tant à l’attention des référents en charge de la gestion de ces accès et habilitations qu’à celle des utilisateurs de ViaTrajectoire.
Ainsi, l’article 11 rappelle que « Chaque directeur d'établissement veille à nommer une ou plusieurs personnes dite(s) « référente(s) » chargées de la gestion des comptes dans ViaTrajectoire et des habilitations qui y sont liées pour les utilisateurs dudit établissement. »
L’article 9, quant à lui, met l’accent sur la préservation de la confidentialité des données lors de l’utilisation de ViaTrajectoire :
"Chaque utilisateur de ViaTrajectoire s’engage :
- À respecter le secret médical […]
- À ne pas divulguer son code d’accès au logiciel, et à ne pas s'approprier, même avec son consentement, ou déchiffrer le mot de passe d'un autre utilisateur. »
- À se déconnecter du logiciel en fin d’utilisation.
- À ne pas prendre connaissance d'informations détenues par d'autres utilisateurs, […]"
Il est utile, régulièrement ou en cas de doute, de se reporter à cette Charte d’utilisation qui rappelle les engagements de chaque utilisateur de ViaTrajectoire.
Bonnes pratiques des référents ViaTrajectoire
Les référents pour la gestion des accès et des habilitations ViaTrajectoire peuvent être des référents à l’échelon « Structure » ou à l’échelon « Unité ».
Il est de leur responsabilité de créer, de mettre à jour et de supprimer les accès et les habilitations ViaTrajectoire en fonction des mouvements de personnel.
Cette responsabilité est déléguée auprès de chaque établissement par la Coordination territoriale ViaTrajectoire.
Pour aider les référents, un Guide de bonnes pratiques pour la gestion des comptes et habilitations est à leur disposition.
Boîte à outils à disposition des référents "Structure" ou référents "Unité" :
- Guide de bonnes pratiques pour la gestion des comptes et habilitations
- Charte utilisation ViaTrajectoire
- Formation des référents à la demande par la coordination territoriale ViaTrajectoire : Contactez votre coordination pour planifier une session de formation
- Manuel pour la gestion des comptes et habilitations ViaTrajectoire (accessible sur le site de ViaTrajectoire, rubrique « Documentation »)
- Triptyque Gestion des comptes utilisateurs et habilitations